Зачем нужен акт

Акт приема-передачи документов при увольнении юриста – это официальный документ‚ который подтверждает факт передачи всех материалов‚ за которые отвечал специалист‚ новому сотруднику или руководству компании. Он служит гарантией‚ что:

• Увольняющийся юрист больше не несёт ответственности за сохранность переданных бумаг и электронных файлов.
• Новый сотрудник/руководство получает полный комплект документов в надлежащем состоянии.
• Компания защищена от возможных споров или претензий со стороны клиентов‚ регуляторов или бывшего юриста.

Какие документы входят в передачу

Перечень может варьироваться в зависимости от специфики компании и должности‚ однако в большинстве случаев акт включает:

1. Договоры и дополнительные соглашения (в печатном и электронном виде).
2. Судебные дела и правовые позиции:
   • исковые заявления;
   • судебные решения;
   • процессуальные документы;
   • корреспонденция с судами.
3. Внутренние регламенты и политики:
   • локальные нормативные акты;
   • приказы и распоряжения‚ подготовленные юристом.
4. Юридические заключения и экспертные мнения.
5. Переписка с контрагентами и госорганами (в т.ч. электронная почта‚ сканы писем).
6. Электронные ключи и сертификаты:
   • ЭЦП (электронно-цифровая подпись);
   • доступы к ГАС «Правосудие»‚ ФНС‚ ФСРАР и другим системам.
7. Бухгалтерские документы юридического характера:
   • акт сверки с расхождениями;
   • дефектные акты;
   • акт устранения недостатков.
8. Печати и штампы (если юрист отвечал за их хранение).
9. Пароли и доступы к CRM‚ DMS‚ электронным архивам.

Кто подписывает акт

Акт составляется в присутствии комиссии‚ в которую обычно входят:

• Увольняющийся юрист (передающая сторона).
• Новый юрист или руководитель правового департамента (принимающая сторона).
• Представитель HR или секретарь (в качестве свидетеля).
• Главный бухгалтер (если передаются финансово-правовые документы).

В случае реорганизации (например‚ слияния) к подписанию могут быть привлечены представители службы внутреннего контроля и аудиторы.

Образец акта приема-передачи

Ниже приведён минимально необходимый шаблон акта на русском языке (в формате .doc‚ ~37 КБ):

АКТ приема-передачи документов
г. ____________ «___» __________ 20__ г.


Мы‚ нижеподписавшиеся‚ представитель передающей стороны __________________ (Ф. И. О. увольняющегося юриста)‚ с одной стороны‚ и представитель принимающей стороны __________________ (Ф. И. О. нового юриста/руководителя)‚ с другой стороны‚ составили настоящий акт о нижеследующем:

Переданы следующие документы:
 1.1. Договоры и дополнительные соглашения – ____ экз.;
 1.2. Судебные материалы – ____ экз.;
 1.3. Электронные ключи ЭЦП – ____ шт.;
 1.4. Локальные акты – ____ экз.;
 1.5. Электронные архивы (флеш-накопитель/внешний диск) – ____ шт.;
 1.6. Печати и штампы – ____ шт.;
 1;7. Иные документы (указать): __________________________________________.

Состояние документов: надлежащее / имеются повреждения (указать) ____________________________.

Примечания: _____________________________________________________________.
Подписи сторон:
Передающая сторона __________________ /Ф. И. О./
Принимающая сторона ________________ /Ф. И. О./
Свидетели: _________________________ /Ф. И. О./

Пошаговая инструкция по заполнению

1. Подготовьте досье.
   За 3–5 дней до увольнения составьте полный список документов и сверьте наличие каждого экземпляра.
2. Сформируйте комиссию.
   Назначьте дату и время передачи‚ согласуйте участие HR и главного бухгалтера.
3. Заполните акт.
   Используйте шаблон выше или бланк ОС-4 (если передаются основные средства вроде оргтехники).
4. Подпишите документ.
   Каждый участник ставит личную подпись и расшифровку. При необходимости проставляется печать.
5. Сканируйте и архивируйте.
   Отсканируйте подписанный акт в PDF и сохраните в DMS (системе электронного документооборота).
6. Передайте копии заинтересованным лицам.
   HR – для оформления личного дела‚ бухгалтерии – для списания ответственности‚ ИТ – для переноса доступов.

Контакты для обращений и консультаций

• Министерство труда и социальной защиты РФ
  Телефон горячей линии: ###-###-####
  Сайт: mintrud.gov.ru
• Федеральная нотариальная палата
  Горячая линия: ###-###-####
  E-mail: info@notariat.ru
• Служба правовой поддержки «Клерк.Ру»
  Форум: www.klerk.ru/forum
  Поддержка: ###-###-####
• ГАРАНТ – справочно-правовая система
  Круглосуточно: ###-###-####
  Личный кабинет: www.garant.ru
• Бесплатные юридические консультации
  Москва: ###-###-####
  Санкт-Петербург: ###-###-####
  Регионы РФ: ###-###-####

Особые ситуации и советы

Если юрист отказывается подписать акт – составьте односторонний акт и пригласите двух свидетелей. Зафиксируйте отказ в письменной форме и направьте ему копию заказным письмом с уведомлением.

При наличии электронных баз данных обязательно проверьте целостность архива (контрольная сумма MD5/SHA-256) и зафиксируйте её в акте.

Если используется договор найма жилого помещения (например‚ для служебной квартиры юриста) – оформите отдельный передаточный акт к договору найма (шаблон 36 КБ).

Дата актуализации: 27 марта 2026 г.