Согласно Федеральному закону от № 63-ФЗ «Об адвокатской деятельности и адвокатуре в РФ» и Кодексу профессиональной этики адвоката, каждый адвокат обязан не только грамотно защищать права доверителя, но и систематически документировать свою работу. Ниже приведён подробный перечень того, что именно должен вести адвокат, чтобы соответствовать законодательству и требованиям адвокатской палаты.
Регистрационно-учётные документы
- Реестр заключённых договоров оказания юридической помощи.
Закон (ст. 16 Закона № 63-ФЗ) обязывает адвоката заключать письменный договор с каждым доверителем. Реестр должен содержать:- ФИО (наименование) доверителя;
- дату заключения и номер договора;
- предмет оказания помощи (уголовное дело, гражданский спор и т.д.);
- размер вознаграждения.
- Журнал учёта поручений.
Ведётся в целях внутреннего контроля качества услуг. Фиксируются:- краткое содержание поручения (например, «представление интересов в суде»);
- сроки исполнения;
- ответственный за поручение адвокат.
Досье по делу (адвокатское дело)
Каждому делу соответствует отдельное досье, куда адвокат обязан систематически вносить:
- Копию ордера/доверенности, подтверждающего полномочия;
- Процессуальные документы: ходатайства, жалобы, кассации, апелляции;
- Служебные записки о проделанной работе (что и когда сделано);
- Переписка с органами государственной власти и иными организациями, в т.ч. адвокатские запросы (ст. 6.1 Закона № 63-ФЗ) и полученные ответы;
- Финансово-расчётные документы: акты выполненных работ, счета-фактуры, кассовые ордеры;
- Выписки из судебных решений и определений с отметкой о вступлении в законную силу;
- Заключения экспертов и приобщённые материалы.
Важно! Документы должны храниться не менее пяти лет после окончания дела, а по делам с осуждением — не менее срока, указанного в приговоре, но не менее пяти лет (ст. 16 Закона № 63-ФЗ).
Адвокатская тайна и журнал конфиденциальной информации
Кодекс профессиональной этики (п. 2.5, 4.1) требует:
- Изолированное хранение конфиденциальных материалов (в сейфе или электронном виде с криптозащитой).
- Журнал доступа к конфиденциальной информации с указанием:
- ФИО лица, получающего доступ;
- даты и времени доступа;
- цели ознакомления.
Журнал исходящей и входящей корреспонденции
Каждое письмо или электронное сообщение должно быть:
- зарегистрировано по дате и номеру;
- снабжено кратким описанием содержания;
- подшито в хронологическом порядке к делу.
Счетоводство и отчётность перед адвокатской палатой
- Книга доходов и расходов (при использовании упрощённой системы налогообложения).
- Ежеквартальная финансовая отчётность в адвокатскую палату субъекта РФ (п. 4 ст. 32 Закона № 63-ФЗ).
- Декларации НДФЛ и страховые взносы, подаются в ИФНС по месту налоговой регистрации.
Электронные журналы и специализированное ПО
Современные адвокаты всё чаще используют специализированные программы:
- «Адвокат-Эксперт» — автоматизация договоров, отчётов, дел;
- «Юрист-Бухгалтер» — совмещает юридический и бухгалтерский учёт;
- Электронная подпись (КЭП) для подачи документов в суд, ФНС и госорганы через интернет.
Контрольные листы соблюдения Кодекса этики
Рекомендуется ежеквартально заполнять:
- Чек-лист соблюдения адвокатской тайны (наличие сейфа, шифрование, ограничение доступа);
- Чек-лист соблюдения прав доверителя (своевременное информирование, возврат документов);
- Чек-лист соблюдения сроков (жалобы, апелляции, ответы на адвокатские запросы).
Контакты для обращений
- Квалификационная комиссия ФПА РФ
127051, г. Москва, ул. Садовая-Кудринская, д. 9, стр. 2
Тел.: +7 (495) -87-18-18
Email: info@advokatpalata.ru - КонсультантПлюс (официальный портал правовых актов)
www.consultant.ru - Информационно-правовая система «Гарант»
www.garant.ru - Региональные адвокатские палаты
Уточняйте контакты на сайте вашей субъектной палаты (например, «advokatura.moscow» для Москвы);
Важно помнить: любые вопросы по ведению документов решаются быстрее при обращении к квалификационной комиссии и использовании актуальных справочно-правовых систем.