Факсимиле (от лат. fac simile — «делай подобное») — это точное воспроизведение подписи, печати или иного реквизита, допускаемое в ряде случаев вместо личного подписания документов. В юридической практике факсимиле чаще всего используется при массовом подписании документов (договоры оферты, счета, акты, уведомления), а также при подписании документов в электронном виде.
Когда допускается факсимиле
- Электронные документообороты, где факсимиле заменяется усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП).
- Документы, подписываемые «в массовом порядке», при условии прямого указания в договоре или локальном акте (например, оферта на сайте).
- Письма-уведомления, не содержащие обязательств сторон, — например, информационные рассылки.
- Внутренние документы компании (служебные записки, графики) при наличии внутреннего приказа.
Когда факсимиле недопустимо
- Документы, требующие нотариального удостоверения (договоры дарения, завещания).
- Индивидуальные трудовые договоры.
- Документы, подлежащие государственной регистрации (учредительные документы ООО, заявления в Росреестр).
- Документы, в которых стороны прямо указали необходимость «живой» подписи.
Как оформить факсимиле юриста: пока-пошаговая инструкция
Шаг 1. Получите согласие руководства
Оформите приказ/распоряжение руководителя или решение коллегиального органа (протокол общего собрания участников), в котором:
- Разрешено применение факсимиле;
- Указан конкретный образец подписи (скан/матрица);
- Определён перечень документов, допускающих использование факсимиле.
Шаг 2. Создайте цифровой образ подписи
Два самых популярных способа:
- Скан-вектор. Отсканируйте подпись при 600 dpi, обработайте в векторном редакторе (Adobe Illustrator, CorelDraw), сохраните в формате SVG или PNG с прозрачным фоном.
- Графический планшет. Напрямую подпишитесь стилусом в программе Adobe Acrobat Sign или Docusign; сервис сразу сгенерирует защищённую копию.
Шаг 3. Защитите факсимиле
- Установите водяной знак с уникальным идентификатором документа (номер, дата, хэш).
- Используйте электронную подпись (УКЭП или простая ЭП) поверх факсимиле, чтобы доказать авторство.
- Храните оригинал-матрицу в защищённом хранилище (например, HSM-модуль или облачный Key Management Service).
Шаг 4. Запишитесь в реестр факсимиле
Хотя прямого «реестра факсимиле» в РФ нет, рекомендуется вести внутренний журнал, куда заносятся:
- дата и номер приказа;
- ФИО, чья подпись воспроизводится;
- должность;
- срок действия разрешения (если ограничен).
Контакты и сервисы, где можно получить помощь
Федеральные инстанции
- ФНС России
Горячая линия: ###-###-####
Онлайн-консультация: https://www.nalog.ru/rn77/contact/# - Росреестр
Единый контактный центр: ###-###-####
Электронная приёмная: https://rosreestr.gov.ru/feedback - Министерство цифрового развития, связи и массовых коммуникаций РФ
Тел.: +7 (495) -95-73-0
E-mail: info@digital.gov.ru
Бизнес-интеграторы и нотариальные палаты
- ФНП (Федеральная нотариальная палата)
Инфолиния: ###-###-####
Сайт: https://notariat.ru/ru-ru/contacts/ - Центр сертификации ключей «ФорСайт»
Тел.: ###-###-####
E-mail: support@fortsait.ru - Такском (УКЭП/ЭЦП)
Горячая линия: ###-###-####
Web-чат: https://www.taxcom.ru/support/
Юридические фирмы и аутсорсинг ЭДО
- ЮК «Пепеляев»
Москва, ул. Б. Дмитровка, 7/5, стр. 1
Тел.: +7 (495) -85-10-00
E-mail: info@pepelyaev.ru - Компания «Делойт» (электронный документооборот)
Москва, ул. Садовническая, 77/79
Тел.: +7 (495) -87-80-00
E-mail: consulting@deloitte.ru
Часто задаваемые вопросы
Вопрос: Можно ли использовать факсимиле в договоре поставки?
Ответ: Да, если стороны прямо оговорили это в тексте договора (например, путём фразы «Подписи сторон могут быть проставлены факсимиле»). В противном случае договор может быть признан незаключённым.
Вопрос: Как отозвать разрешение на факсимиле?
Ответ: Нужно издать новый приказ о запрете или изменении условий, уведомить контрагентов письмом и разместить информацию на сайте компании в течение 3 рабочих дней.
Вопрос: Нужно ли заверять факсимиле у нотариуса?
Ответ: Не требуется. Однако при подаче документов в суд или государственные органы нотариальное удостоверение копии факсимиле может повысить доказательственную силу.
Факсимиле — удобный инструмент, экономящий время юристам и бухгалтерам. Главное соблюдать три условия: внутреннее разрешение, техническая защита и своевременное информирование контрагентов. При сомнениях — обращайтесь к перечисленным выше контактам: они оперативно проконсультируют и помогут оформить всё по закону.