28 марта 2026 — Инспектор ГИТ, трудовой юрист из «Роструда» или внутренний аудитор компании могут внезапно оказаться у вас в кабинете. Ниже ― подробный алгоритм действий кадровика, если «настал юридический час проверки».
Кто именно приходит и зачем
- ГИТ (Государственная инспекция труда) – проверяют соблюдение Трудового кодекса РФ, штрафуют до 100 000 ₽ за каждое нарушение.
- Юрист из центрального офиса холдинга – внутренний аудит, итоги влияют на премии и KPI.
- Внешний аудитор страховой компании – нужны документы для подтверждения страховых выплат по ДМС/НС.
Подготовка к проверке: чек-лист за 24 часа
- Личные дела
- Трудовые договоры (оформлены в двух экземплярах, подписаны обеими сторонами).
- Приказы о приёме/переводе/увольнении.
- Должностные инструкции с подписью сотрудника.
- Время и зарплата
- Табели учёта рабочего времени за 3 последних года.
- Расчётные ведомости и платёжные поручения.
- Охрана труда
- Журналы инструктажей.
- Декларация соответствия условий труда.
Как провести самопроверку за 1 час
Сервис Контур.Школа предлагает бесплатный PDF-чек-лист «Аудит кадровых документов: как провести самому». Скачайте, распечатайте и отметьте галочки.
День проверки: алгоритм поведения
| Этап | Ваши действия | Что говорить |
|---|---|---|
| Встреча | Попросите удостоверение, акт на проверку, письмо-основание. | «Добрый день! Прошу предъявить документы, дающие право на проведение проверки». |
| Допуск | Сообщите руководителю и юристу компании. | «В кадровую службу поступил инспектор. Приглашаю вас присутствовать». |
| Выдача документов | Копии выдаём только под расписку в журнале. | «Оригиналы остаются у нас, копии получаете под роспись». |
Топ-5 типичных нарушений (и как быстро исправить)
- Отсутствует личная карточка Т-2
→ Создайте задним числом, приложите скан паспорта и копию трудового договора. - В трудовом договоре не указан районный коэффициент
→ Подпишите дополнительное соглашение, датированное датой приёма. - Подпись сотрудника в приказе отсутствует
→ Получите «обратную связь» в виде подписи сегодня, сделайте ссылку «Ознакомлен». - Отпуск «просрочен» более 2 лет
→ Немедленно предоставьте отпуск за 3 дня, оформите соглашение о переносе. - Нет журнала инструктажа по охране труда
→ Проведите инструктаж всем сотрудникам, заполните журнал T-7.
Куда бежать за помощью: контакты и ресурсы
- Гарант-Информ – справочная служба по трудовому праву
📞 8 (800) -00-88-88 (круглосуточно)
🌐 garant.ru/audit-kadrovogo-ucheta - Контур.Школа – бесплатные курсы и чек-листы
📧 support@kontur.ru
🌐 kontur.ru/articles/6080 - Колл-центр Минтруда РФ
📞 8 (800) -07-88-41 (по вопросам трудовых инспекций, пн-пт 09:00-18:00 МСК) - Телеграм-канал «Кадровик без штрафа»
t.me/kadrowithoutfine – ежедневные мемы, шаблоны, разборы штрафов.
Словарик юриста-инспектора
- Акт проверки
- Документ, где прописаны найденные нарушения и сроки их устранения.
- Предписание
- Обязательное требование устранить нарушения в срок до 30 дней.
- Соцстрах
- Сокращение от ФСС, фонд социального страхования, часто требуют кадровые документы для подтверждения больничных.
- Не паниковать – 90 % штрафов можно избежать, если устранить нарушение до акта.
- Документируйте всё – каждая копия выдаётся под расписку с указанием даты и количества листов.
- Держите связь с юристом – звоните или пишите legal@company.ru сразу после задержки инспектора.
- Храните электронные сканы – облако или 1С-Документооборот спасут, если бумага потеряется.
- Проводите самопроверки раз в квартал – чек-лист выше поможет не накопить «черные дыры».
Помните: кадровый аудит – это не приговор, а шанс привести отдел кадров к идеалу.
Удачи и никаких штрафов!