Организация на общей системе налогообложения (ОСН) может заключать договоры с самозанятыми гражданами. Однако чтобы избежать взаимных претензий со стороны контрагентов и налоговой, необходимо соблюсти ряд формальностей и получить от исполнителя строго определённый пакет документов.
Главная цель пакета документов
- Подтвердить статус самозанятого;
- Документально оформить факт оказания услуг;
- Обосновать расходы организации для целей налога на прибыль и НДС;
- Исключить риск переквалификации самозанятого в «трудового договора».
Список обязательных документов
Договор (или оферта)
Содержание:
- Предмет договора (юридические услуги, разработка сайта, дизайн, консультация и т. д.);
- Сроки и этапы выполнения;
- Размер вознаграждения и порядок расчётов;
- Права и обязанности сторон;
- Реквизиты сторон (ИНН, ОГРНИП, адрес самозанятого).
Форма: письменная или оферта-акцепт. Для самозанятого достаточно подписи в электронном виде, если договор заключается через «Личный кабинет самозанятого» (ФНС).
Выписка из реестра самозанятых
Делается бесплатно в личном кабинете налогоплательщика на сайте npd.nalog.ru или через API ФНС.
- ФИО;
- ИНН;
- Дата регистрации в качестве самозанятого;
- Статус актуальности на текущую дату .
Распечатку или PDF можно запросить самому или попросить самозанятого выслать.
Акт выполненных работ (оказанных услуг)
Форма № TORG-12, акт по форме заказчика или простая расписка. Обязательно указывать:
- Наименование услуги (юридическая консультация, разработка документации);
- Объём выполненных работ в натуральном или денежном выражении;
- Дата оказания услуг;
- Подпись самозанятого и руководителя заказчика.
Чек из «Мой налог»
После получения оплаты самозанятый обязан сформировать чек в приложении «Мой налог». Чек содержит:
- QR-код и номер ФД (фискальный документ);
- Сумму оплаты;
- Дату и время формирования;
- Признак расчёта (приход);
- Признак «Профессиональный доход».
Чек можно получить:
- В виде PDF по e-mail;
- В личном кабинете заказчика в разделе «Чеки»;
- В бумажном виде (по запросу).
Справка о налогах (по желанию)
Некоторые бухгалтерии требуют справку, что самозанятый уплатил налог «профессиональный доход» за период оплаты; Справка выдаётся во вкладке «Отчётность» тех же сервисов ФНС.
Дополнительные документы для конкретных случаев
Доверенность на получение документов
Если документы подаёт не сам исполнитель, а его представитель, берём нотариальную доверенность или простую письменную (если у заказчера внутренние нормы позволяют).
Разрешение на обработку персональных данных
Если услуга связана с передачей персональных данных (например, юридическая проверка сотрудников), заключите дополнительное соглашение по 152-ФЗ;
Пошаговая инструкция для бухгалтера заказчика
- Шаг 1. Получить ссылку на реестр самозанятых и проверить статус по ИНН;
- Шаг 2. Подписать договор/оферту в электронном виде (ЭЦП или сервис «Госуслуги»);
- Шаг 3. Дождаться оказания услуги и акт подписания акта;
- Шаг 4. Перевести деньги на карту/расчётный счёт самозанятого;
- Шаг 5. Получить чек из «Мой налог» и приложить к бухгалтерским документам;
- Шаг 6. Записать сумму в расходы (пп. 1 п. 1 ст. 264 НК РФ, для НДС — не облагается).
Чего делать нельзя
- Не подписывать «трудовые» условия (график, место работы, отпуск) – это риск квалификации в ГТД;
- Не оплачивать наличными без чека – налоговая не примет расходы;
- Не подряжать самозанятого для постоянных обязанностей сотрудника (программист-фрилансер на 40 ч в неделю).
Контакты для обращений
ФНС России – Центр технической поддержки НПД
Телефон: ###-###-####
Сайт: npd.nalog.ru
Чат в Telegram: @npd_bot
Время работы: круглосуточно
Контакт-центр Госуслуг
Телефон: ###-###-####
Сайт: gosuslugi.ru
Бухгалтерская линия ФНС
Телефон: ###-###-####, доб. 2
E-mail: info@nalog.ru
Краткий вывод: если самозанятый предоставил договор, акт, выписку из реестра и чек из «Мой налог», риски минимальны. Всё остальное — дело договорённости и внутренних стандартов вашей организации.