Актуальность: образец 2025-2026 годов, с учетом последних изменений сроков хранения и требований Росархива, Главгосэкспертизы и профильных ведомств.
Что такое номенклатура дел ОКС и зачем она нужна
Номенклатура дел — это систематизированный перечень заголовков дел (папок), которые будут образованы в течение календарного года в отделе капитального строительства (ОКС). Она служит для:
- быстрого поиска документов;
- контроля сроков хранения и уничтожения;
- подготовки к проверкам Росархива, Главгосэкспертизы, прокуратуры;
- передачи архивных массивов в Госархив при ликвидации организации.
Особенности ОКС: какие типы документов формируют дела
| Тип документов | Примеры | Основной срок хранения |
|---|---|---|
| Разрешительная документация | Разрешения на строительство, ввод, переустройство | Постоянно |
| Проектная документация | ПСД, сметы, экспертные заключения Главгосэкспертизы | Постоянно |
| Договорно-финансовые | Контракты, допсоглашения, акты КС-2, КС-3, КС-11 | 5 лет после сдачи объекта |
| Приказы и распоряжения | Приказы о назначении ответственных за строительство | 5 лет |
| Входящая/исходящая корреспонденция | Письма контрагентов, запросы ГАСН, ЖКХ | 3 года |
Пример (образец) номенклатуры дел ОКС на 2025-2026 гг.
Ниже приведён фрагмент номенклатуры в формате, рекомендованном Росархивом (Приказ Минкультуры № 536 от ). Скачать полный шаблон в Word/PDF можно по ссылкам в разделе «Контакты и ссылки».
Перечень дел отдела капитального строительства
- Дело 01 ⸺ Проектная документация на объекты капитального строительства 2025-2026 гг. (Постоянно)
- Дело 02 ⸺ Разрешения на строительство и ввод в эксплуатацию (Постоянно)
- Дело 03 — Акты КС-2, КС-3, КС-11 по договорам подряда за 2025-2026 гг. (5 лет)
- Дело 04 ⸺ Договоры подряда, субподряда, поставки материалов (5 лет)
- Дело 05 — Корреспонденция с Главгосэкспертизой (3 года)
- Дело 06 — Приказы и распоряжения руководителя компании по капитальному строительству (5 лет)
- Дело 07 — Журналы производства работ (КС-6а, КС-8) (5 лет)
- Дело 08 ⸺ Претензионно-исковая документация (5 лет)
- Дело 09, Номенклатура дел ОКС за предыдущие годы (Постоянно)
- Дело 10 ⸺ Входящая и исходящая корреспонденция ОКС (3 года)
Пошаговая инструкция по составлению номенклатуры
- Шаг 1. Изучите перечень типовых управленческих документов (Приказ Росархива № 236).
- Шаг 2. Сформируйте перечень документов, которые реально создаёт ОКС за год (по календарному плану строек).
- Шаг 3. Определите сроки хранения по «Перечню типовых документов…» 2025 г.
- Шаг 4. Составьте таблицу в Excel/Word: колонки «№ дела», «Заголовок», «Дата начала», «Срок хранения», «Кол-во листов», «Примечание».
- Шаг 5. Утвердите номенклатуру приказом руководителя организации и согласуйте с архивным отделом/специалистом.
Чек-лист для сотрудников ОКС перед сдачей дела в архив
- На обложке указаны: заголовок, номер дела, даты крайних документов, количество листов.
- Внутри — внутренняя опись (перечень документов с номерами страниц).
- Листы пронумерованы, подписаны, прошиты и скреплены печатью.
- Срок хранения подтверждён приказом/распоряжением.
- Электронная копия (PDF/A, TIFF) загружена в корпоративную СЭД или диск «Архив».
Где скачать бланки и получить консультацию
Готовые шаблоны (бесплатно):
- Моё дело — номенклатура дел ОКС 2025 (Word, PDF).
- КонсультантПлюс — типовые формы и разъяснения.
- HR-портал — должностные инструкции и образцы номенклатур.
- Белформа (для РБ) — положение об отделе капитального строительства.
Контакты для обращений:
- Росархив — +7 (495) -25-95-95, info@rosarchiv.ru
- Главгосэкспертиза России — +7 (495) -43-33-33, info@gge.ru
- Центр экспертиз проектной документации (ЦЭПК) — +7 (495) -84-11-11
- Телеграм-канал «Делопроизводство ОКС» — t.me/oksdelo (ежедневные консультации).
Краткий вывод
Правильно составленная номенклатура дел отдела капитального строительства — это не просто формальность, а инструмент, который защищает компанию от штрафов, упрощает взаимодействие с контролирующими органами и позволяет в считанные минуты найти любой документ. Используйте приведённый образец 2025-2026 года, адаптируйте его под свои объекты и не забудьте ежегодно актуализировать сроки хранения.