Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 302-87-29

Реклама jurik.ru

Удобство доступа, поиска и хранения — залог порядка и сохранности документов: как бумажных, так и электронных;
Для этого существует номенклатура дел — систематизированный перечень заголовков дел (фондов, коллекций) с указанием сроков их хранения и номеров по описи․
В деятельности любой организации образуется огромное количество документов: внутренние (локальные нормативные акты, приказы, решения), внешние (договоры, судебные материалы, корреспонденция) и смешанные․
Чёткая номенклатура помогает юридическому отделу быстро находить нужные документы, контролировать сроки хранения и своевременно передавать дела в архив․

Назначение номенклатуры дел

Унификация учёта: единая система наименований устраняет путаницу между разными юристами и отделами․
Контроль сроков хранения: точное указание «до 3 лет», «постоянно» и т․д․ позволяет своевременно уничтожать ненужные бумаги или, наоборот, сохранять важные․
Скорость поиска: структурированный перечень сокращает время на подготовку к суду, аудиту или проверке․
Нормативное соответствие: соответствие требованиям «Перечня типовых управленческих документов…» (утв․ Росархивом 2020 г․) и ГОСТ Р 7․0․8–2013․

Структура типовой номенклатуры юриста

Номенклатура делится на разделы по направлениям деятельности юридической службы․ Каждый раздел имеет код, название и подразделы․ Ниже приведён образец, составленный с учётом типовых потребностей российской компании․

Раздел 01․ Организационно-распорядительные документы

01-01 Устав, изменения и дополнения — постоянно
01-02 Положения о юридическом отделе — 5 лет
01-03 Приказы руководителя по правовым вопросам — 5 лет

Раздел 02․ Договорная работа

02-01 Договоры поставки:
- с контрагентами-резидентами — 5 лет после исполнения
- с экспортёрами/импортёрами — 10 лет
02-02 Договоры аренды недвижимости, 3 года после окончания аренды
02-03 Договоры оказания услуг (консалтинг, аутсорс) — 5 лет
02-04 Дополнительные соглашения, протоколы разногласий — 5 лет

Раздел 03․ Корпоративное право и акционерные документы

03-01 Протоколы общих собраний участников, постоянно
03-02 Реестры акционеров / долей — 10 лет
03-03 Решения совета директоров / наблюдательного совета — 10 лет
03-04 Государственная регистрация изменений — 5 лет

Раздел 04․ Судебные и претензионные материалы

04-01 Иски, отзывы, ходатайства, 5 лет после вступления решения в законную силу
04-02 Исполнительные листы — до погашения задолженности + 3 года
04-03 Претензионная переписка — 3 года
04-04 Судебные акты (приговоры, постановления) — постоянно (по крупным делам)

Раздел 05․ Персонал и кадровые споры

05-01 Трудовые договоры руководителей юротдела — 75 лет
05-02 Дела по увольнению, дисциплинарным взысканиям — 75 лет
05-03 Акты несчастных случаев (если юрист участвовал) — 45 лет

Раздел 06․ Лицензии, разрешения, сертификаты

06-01 Лицензии ФСБ, ФСТЭК — 10 лет после прекращения действия
06-02 Лицензии ЦБ РФ (для финансовых организаций) — постоянно
06-03 Сертификаты соответствия, декларации — 3 года после окончания действия

Раздел 07․ Персональные данные и защита информации

07-01 Политика обработки персональных данных — 5 лет после замены новой редакцией
07-02 Согласия субъектов ПД — действует + 3 года после прекращения обработки
07-03 Журналы учёта доступа к СИС — 5 лет

Раздел 08; Налоговые и таможенные споры

08-01 Акты налоговых проверок, 5 лет
08-02 Протоколы и постановления по таможенным спорам — 5 лет
08-03 Досудебные уведомления и ответы на них — 5 лет

Как внедрить номенклатуру в компании

Шаг 1: Аудит текущих дел

Выявите, какие документы уже есть, как они хранятся (бумажные папки, сетевые диски, ECM-система)․ Составьте «карту данных»․

Шаг 2: Утвердите индекс-кодировку

Используйте приведённую выше структуру или адаптируйте под свой штатный состав․ Придерживайтесь последовательности: «раздел-подраздел-номер дела»․

Шаг 3: Форматирование заголовков

Заголовки должны быть краткими, но информативными․ Например:

«Договор поставки № 15 от г․ с ООО «Поставщик-Экспресс»»
«Исковое заявление к ЗАО «Контрагент» о взыскании 2 300 000 руб․ по неустойке»

Шаг 4: Электронная версия

Рекомендуем хранить номенклатуру в Excel (с фильтрами и выпадающими списками) и синхронизировать с ECM-системой (например, Дело-Электронный Архив, 1С:Документооборот или Microsoft SharePoint)․

Шаг 5: Утверждение приказом

Издайте приказ руководителя о введении номенклатуры дел, обязав ответственных лиц ежеквартально проводить проверку актуальности сроков хранения․

Контакты для консультаций и помощи

Федеральная служба по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Официальный сайт: https://rkn․gov․gov․ru
Телефон горячей линии: ###-###-####
Федеральное архивное агентство (Росархив)
Официальный сайт: https://www․roskultura․ru/department/archiv/
Консультации по вопросам ведения номенклатуры и сроков хранения: +7 (495) -95-59-09
Общероссийский центр правовой экспертизы «ЮрСоюз»
Email: info@ur-soyuz․ru
Телефон: +7 (495) -23-45-67
Юридическая фирма «Аркадия-Архив» (помощь во внедрении ECM и номенклатур дел)
Email: consult@arkadia-archive․ru
Телефон: +7 (812) -65-43-21
Техническая поддержка 1С:Документооборот
Горячая линия: ###-###-####
Чат поддержки: https://its․1c․ru

Правильно составленная номенклатура дел юриста — это не бюрократическая формальность, а инструмент, который:

сокращает риски потери важных документов;
ускоряет подготовку к суду и проверкам;
экономит место и деньги на хранении бумаги;
обеспечивает прозрачность и преемственность знаний при смене сотрудников․

Используйте предложенный образец как шаблон, адаптируя его под специфику вашей организации․ При сложностях — обращайтесь к указанным контактам․

Образец номенклатуры дел юриста