Должностная инструкция секретаря юриста — это внутренний нормативный документ компании, который строго регламентирует круг обязанностей, права и меру ответственности сотрудника. Она необходима как работодателю, так и самому специалисту для чёткого понимания границ полномочий и требований к качеству выполняемой работы.
Общие положения
- Категория персонала: секретарь юриста относится к техническим исполнителям.
- Порядок назначения: принятие на должность и увольнение осуществляются приказом руководителя организации.
- Вид трудового соглашения: трудовой договор на неопределённый срок (или срочный, если предусмотрен).
Функциональные обязанности секретаря юриста
Документооборот и делопроизводство
- Оформлять входящие и исходящие правовые документы (контракты, претензии, иски, договоры).
- Вести регистрацию и контроль сроков исполнения юридической корреспонденции;
- Систематизировать электронные и бумажные архивы, обеспечивать своевременное хранение и выдачу документов.
Организационные задачи
- Составлять ежедневный график встреч и совещаний юриста, своевременно информировать участников о времени и месте проведения.
- Обеспечивать подготовку переговорных комнат: документы, проекторы, кофе-брейки.
- Координировать бронирование билетов и гостиниц для командировок юридического отдела.
Поддержка клиентов и партнёров
- Осуществлять первичный приём посетителей и клиентов юридической службы.
- Оповещать клиентов о статусе их дел по телефону, электронной почте или мессенджерам.
- Вести базу контактов судов, нотариусов, экспертных организаций.
Работа с оргтехникой и ПО
- Оперативно печатать документы, выверять орфографию и соответствие юридическим требованиям.
- Настраивать и обслуживать оргтехнику (МФУ, б shredder, ламинатор).
- Использовать специализированные программы-юридические справочники (Консультант+, Гарант, ЛЕКС).
Права секретаря юриста
- Доступ к информации: запрашивать у структурных подразделений необходимые сведения и документы для выполнения своих обязанностей.
- Инициатива: вносить предложения по улучшению внутренних процессов документооборота.
- Обучение: получать повышение квалификации на курсах по делопроизводству, офис-менеджменту и правовым технологиям за счёт организации.
Ответственность секретаря юриста
- Дисциплинарная: за нарушение сроков регистрации и передачи документов, опоздания, несоблюдение трудовой дисциплины.
- Материальная: за утрату или порчу документов, оргтехники, имущества юротдела при наличии вины.
- Конфиденциальность: за разглашение сведений, составляющих коммерческую тайну или персональные данные клиентов.
Требования к кандидату
| Образование | Опыт работы | Навыки |
|---|---|---|
| Среднее профессиональное (юридическое/делопроизводство) или высшее | От 1 года в юридическом отделе | MS Office, 1С, скорость печати ≥ 200 зн/мин, знание ГОСТ 6.30-2003 |
Контакты для обращений
Отдел кадров ООО «ЮрКонсалт»
тел.: +7 (495) -23-45-67
E-mail: hr@jurconsult.ru
Адрес: 125009, г. Москва, ул. Тверская, д. 10, офис 401
Кадровое агентство «ЛегалПерсонал»
тел.: +7 (495) -87-65-43
E-mail: resume@legalperson.ru
Сайт: legalperson;ru
Правильно составленная должностная инструкция секретаря юриста — залог эффективного взаимодействия всего юридического отдела. Она защищает интересы как сотрудника, так и работодателя, минимизирует конфликты и повышает качество обслуживания внутренних и внешних клиентов.