Сегодня мы рассмотрим все ключевые моменты, которые нужно знать бухгалтеру и руководителю при оплате услуг, оказанных физическим лицом (не ИП), организацией-заказчиком.
Актуальность темы подтверждает и Письмо ФНС России от № СД-4-3/2899, в котором разъясняются особенности учета расходов при применении Налога на профессиональный доход (НПД).
Какие документы подтверждают факт оказания услуг
- Договор гражданско-правового характера (ГПХ), обязателен, даже если физлицо не является ИП.
- Акт выполненных работ (оказанных услуг) — форма № КС-2 или произвольная форма с реквизитами ст. 9 ФЗ-402.
- Гарантийное письмо об оплате — применяется при частичной оплате или авансе (форма КонсультантПлюс, 2026).
- Кассовый чек (БСО) — если физлицо не является самозанятым и требует применения ККТ.
Налоговый режим физлица: что выбирает исполнитель
Физлицо может быть:
- Обычным физлицом без статуса ИП — налог удерживается заказчиком как налоговым агентом (НДФЛ 13 % / 30 %).
- Самозанятым — применяет НПД 4 % (для физлиц) или 6 % (для юрлиц). В этом случае заказчик не является налоговым агентом.
- ИП на УСН или ПСН — самостоятельно платит налог, заказчик не удерживает НДФЛ.
Пример расчета НДФЛ и взносов при договоре ГПХ
| Доход физлица | НДФЛ (13 %) | ПФР + ФФОМС (27,1 %) | На руки |
|---|---|---|---|
| 50 000 ₽ | 6 500 ₽ | 13 550 ₽ | 43 500 ₽ |
Удержать НДФЛ и перечислить взносы должен именно заказчик-юрлицо (ст. 226 НК РФ).
Кассовый чек: когда и кому пробивать
- Физлицо перевело деньги со своей личной карты на расчетный счет юрлица — ККТ обязателен, чек пробивает исполнитель.
- Самозанятый, выдает чек через приложение «Мой налог»; юрлицо ККТ не применяет.
- Оплата за юрлицо другим физлицом — считается «расчетом между физлицом и организацией», ККТ нужен (позиция ФНС, июль 2025).
Как учесть расходы при расчете налога на прибыль
Согласно ст. 255 НК РФ, вознаграждения по договорам ГПХ, не связанным с трудовой функцией, включаются в расходы на оплату труда.
Главное условие, наличие документов из п. 1. Без акта и договора расходы не примут.
Пошаговая инструкция для бухгалтера
- Заключить договор ГПХ.
- Получить от физлица заявление на выбранный налоговый режим (НПД или НДФЛ).
- Удержать НДФЛ при выплате, перечислить взносы, если требуется.
- Получить акт выполненных работ;
- Провести оплату и сформировать кассовый чек (если ККТ применяется).
- Включить сумму в расходы 20-го счета «Основное производство».
Частые ошибки и их последствия
| Ошибка | Последствия |
|---|---|
| Нет акта выполненных работ | Налоговая не признает расходы, доначислит налог на прибыль + пени. |
| Не удержан НДФЛ | Штраф 20 % от неуплаченного налога (ст. 123 НК РФ). |
| Не пробит ККТ при оплате | Штраф по 54-ФЗ до 50 000 ₽. |
Контакты для оперативных обращений
Официальные каналы консультаций в 2026 году:
- ФНС России
- Единый контакт-центр: ###-###-#### (круглосуточно, бесплатно).
- Онлайн-чат «Личного кабинета налогоплательщика» на сайте lkfl2.nalog.ru.
- Запрос письменного разъяснения через сервис «Обратная связь» в ЛК юрлица.
- Государственные услуги (Госуслуги)
- Раздел «Юридические лица» → «Налоги и взносы» → «Консультация эксперта».
- Телефон: ###-###-####.
- КонсультантПлюс и ГАРАНТ
- Круглосуточная «горячая линия» КонсультантПлюс: ###-###-####.
- ГАРАНТ: ###-###-#### (бесплатно из регионов).
- Профессиональные бухгалтерские ассоциации
- ИПБ России: +7 (495) -88-27-39 (экспресс-консультации по договорам ГПХ).
- АКСОР: +7 (495) -26-45-45 (он-лайн кабинет бухгалтера).
Чек-лист: что взять с собой в налоговую
- Копия договора ГПХ (подписанная обеими сторонами).
- Акт выполненных работ (оригинал).
- Кассовый чек (или выписка из «Мой налог» для самозанятых).
- Квитанция о перечислении НДФЛ / взносов.
- Расшифровка корреспонденции счетов (60-70, 70-68, 69-51).
Важно: Если остались вопросы по конкретной ситуации — пишите через официальные контакты выше.
Специалисты ФНС и провайдеров правовых баз готовы дать письменное разъяснение в течение 30 календарных дней.