Физическое лицо (в т.ч. ИП и не-ИП) имеет право оказывать услуги юридическим лицам и выставлять для оплаты счет на оплату. Важно понимать разницу между обычным счетом-фактурой (обязательный документ при НДС) и счетом на оплату, который является первичным документом и не всегда совпадает со счетом-фактурой.
Какой документ формировать?
- Счет на оплату — универсальный первичный документ. Подтверждает намерение оказать услугу и запрашивает оплату. Обязателен всегда.
- Счет-фактура — обязателен, только если вы — плательщик НДС (в т.ч. ИП на общей системе налогообложения, работающий с НДС). Для не-ИП физлиц, не являющихся НДС-плательщиками, счет-фактура не выставляется, но вместо него можно оформить акт выполненных работ (оказанных услуг).
Обязательные реквизиты счета на оплату 2025–2026
Документ может быть оформлен в произвольной форме, но должен содержать (п. 2 ст. 9 Закона 402-ФЗ и Постановление Правительства РФ от N 1096):
- Наименование документа, «Счет на оплату».
- Номер и дата выставления.
- Реквизиты поставщика (физлица):
- Ф. И. О. полностью;
- Адрес регистрации (или проживания);
- ИНН (если есть);
- Контактный телефон, e-mail;
- Реквизиты банковского счета или карты для перечисления.
- Реквизиты заказчика (юрлица):
- Полное наименование организации;
- ИНН/КПП;
- Юридический адрес;
- Банковские реквизиты (р/с, к/с, БИК).
- Детализация услуги:
- Наименование услуги;
- Единица измерения (по необходимости);
- Количество;
- Цена за единицу;
- Сумма без НДС (ставим прочерк или «Без НДС»);
- Условия оплаты (предоплата 100 %, постоплата, частями и т.д.).
- Подпись физлица-исполнителя.
Когда выставлять счет-фактуру?
| Статус исполнителя | НДС-обязанность | Какой документ выставлять |
|---|---|---|
| Физлицо без статуса ИП | Нет НДС | Счет на оплату + Акт выполненных работ |
| ИП на патенте или СТД | Нет НДС | Счет на оплату + Акт выполненных работ |
| ИП на ОСНО с НДС | Есть НДС | Счет-фактура (новая форма с ) + Акт + Счет на оплату |
Новое в форме счета-фактуры с 1 апреля 2026 года
Приказ ФНС от добавил:
- Дополнительную строку 5б «Код вида операции» (КВО).
- Уточнено, что при оказании услуг в строке «Грузоотправитель и его адрес» ставится прочерк.
- Возможность включать счет-фактуру в состав единого документа «Документ об оказании услуг» (новое поле 5а).
Шаблон счета на оплату (DOCX/Excel)
Готовые бланки (бесплатно) можно скачать по ссылкам:
- Счет на оплату от физлица (Word)
- Счет на оплату без НДС от ИП (Excel)
Алгоритм выставления счета за 5 минут
- Открываете шаблон (Word или Excel).
- Заполняете свои данные (Ф. И. О., ИНН, расчетный счет/карту, телефон).
- Заполняете данные заказчика (возьмите из договора или запросите у бухгалтера).
- Прописываете услугу: «Консультационные услуги по бухгалтерии, 1 услуга — 15 000 ₽».
- Подписываете ЭЦП или ставите обычную подпись, сохраняете в PDF и отправляете на e-mail бухгалтера заказчика.
Контакты для оперативной помощи
- Бесплатная горячая линия ФНС России:
###-###-#### (круглосуточно, бесплатно по РФ) - Консультации по заполнению счетов-фактур и счетов на оплату:
КонсультантПлюс, линия 24/7: +7 (495) -56-50-76 - Техподдержка Диадок (электронные счета-фактуры):
###-###-####, support@diadoc.ru - Юридическая помощь физлицам и ИП:
«Локо-Банк» — бухгалтерская служба: ###-###-#### (пн-пт 09:00–18:00)
Важно: Если вы выставляете счет-фактуру на сумму свыше 10 000 ₽, с 2026 года обязательно применяйте электронную подпись (ФЗ-289).