Система делопроизводства — это совокупность элементов (документов, процессов, сотрудников, технических средств и нормативных актов), находящихся в закономерных связях друг с другом и образующих целостную, автономную, иерархичную структуру, обеспечивающую надёжный учёт, хранение и использование юридической документации.

Основные цели системы

• Обеспечение правовой значимости документов (доказательственная сила, подлинность, целостность).
• Оптимизация времени на поиск, подготовку и передачу документов.
• Соблюдение нормативных требований (ГОСТ Р 7;0.97-2016, 125-ФЗ «Об архивном деле», локальные регламенты юридических лиц).
• Конфиденциальность и безопасность информации.

Элементы системы

2.1 Документы

• Внутренние — приказы, локальные акты, внутренние регламенты.
• Внешние — судебные акты, контракты, запросы госорганов.
• Электронные, электронно-цифровые подписи, сканы, электронные образы.

2;2 Процессы

• Регистрация — первичное занесение сведений о документе в журнал/СЭД.
• Картирование — присвоение номера, составление описи, определение сроков хранения.
• Хранение, бумажный архив/электронный репозиторий, контроль доступа.
• Выдача, выдача копий, передача по внутренним маршрутам, оформление выбытия;

2.3 Люди

• Ответственный за делопроизводство (юрист, секретарь, специалист ДОУ).
• Руководитель юридической службы — утверждает инструкции, контролирует соблюдение сроков.
• Архивариус, ведёт долговременное хранение, осуществляет отбор на уничтожение/постоянное хранение.

2.4 Технические средства

• СЭД (система электронного документооборота): 1С-Документооборот, DocsVision, Tensor, Е1 ЕДО.
• Криптозащита — ГОСТ 28147-89, сертификаты ФСБ/ФСТЭК.
• Резервное копирование — облачные хранилища, лента LTO-9, репликация RAID.

Структура типового дела

3.1 Обложка

Форма № А-1 (по ГОСТ Р 7.0.8-2013). Обязательные реквизиты:

1. Наименование организации.
2. Индекс и номер дела.
3. Заголовок (например, «Договоры подряда 2026 г.»).
4. Даты начала и окончания дела.
5. Количество листов, подпись ответственного.

3.2 Опись документов

• Таблица № А-2: № п/п | Дата | № документа | Краткое содержание | Кол-во листов | Примечание.

3.3 Внутреннее оформление

• Фальцовка — «книжка», «гармошка» или «конверт».
• Нумерация, с 1-го листа чернилами/принтером, вверху справа.
• Корешок — 30–50 мм, клеевое или пружинное крепление.

Регламент сроков

Контрольные точки качества

• Аудит — ежеквартальные выборочные проверки корректности регистрации.
• Метаданные — обязательное заполнение полей: автор, подписант, тип документа, конфиденциальность.
• Версионирование — при изменении документа создаётся новая редакция с сохранением предыдущих.

Типовые ошибки и как их избежать

6.1 Ошибка: неверное определение срока хранения

Решение: использовать единый «Классификатор типов документов», утверждённый руководителем коллегии адвокатов.

6.2 Ошибка: дублирование номеров дел

Решение: внедрить префикс-год и 5-значный счётчик (2026-00001, 2026-00002…).

6.3 Ошибка: отсутствие ЭЦП у электронных документов

Решение: применять только сертификаты, выданные аккредитованным УЦ (ФСБ/ФНС).

Контакты для обращений

• ФГБУ «Росархив»
  107996, Москва, ул. Ульянова, д. 15
  Тел.: +7 (495) -19-10-00
  Сайт: rospisatel.ru
• Министерство юстиции РФ
  119991, Москва, ул. Знаменка, д. 4
  Горячая линия: +7 (495) -27-37-77
  E-mail: info@minjust.ru
• ГКУ «Московский городской архив»
  125130, Москва, Верхняя Красносельская, д. 3
  Тел.: +7 (495) -77-77-00
  Сайт: mgarch.mos.ru
• Техподдержка 1С-Документооборот
  ###-###-#### (бесплатно по РФ)
  E-mail: support@1c.ru
• Certum (УЦ, квалифицированные ЭЦП)
  123112, Москва, Пресненская наб., д. 10
  Тел.: ###-###-####
  Сайт: certum.pl/ru

Практические рекомендации

1. Создайте локальный регламент «Положение о делопроизводстве юридической службы» — утвердите приказом генерального директора.
2. Проведите инвентаризацию архива не реже 1 раза в 3 года.
3. Обучите персонал — курс повышения квалификации «Делопроизводство и архивное дело» (40 ч, дистанционно).
4. Используйте шаблоны Excel/Word для описи и акта о выбытии — это сократит время на 30–40 %.
5. Внедрите двухфакторную авторизацию для доступа к СЭД, чтобы защитить конфиденциальную информацию.