Универсальный передаточный документ (УПД) с 2022 года стал основной «накладной» для большинства российских компаний. Однако до сих пор возникают споры: можно ли принимать к учёту и налогам УПД, полученный только в виде скан-копии по e-mail или через EDI-оператора? Ниже — чёткий разбор правил на г. с примерами формулировок и контактами для оперативной помощи.
Что говорит закон о «бумажном» и «электронном» УПД
Нормативная база
- ФЗ-№ 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте» – допускает электронные первичные документы (ст. 9).
- ФЗ-№ 54-ФЗ «О ККТ» – обязывает передавать данные по ЭДО при онлайн-расчётах.
- Письмо ФНС № СД-4-3/20627@ от – прямо разрешило принимать к вычету НДС по УПД, полученному через оператора ЭДО.
- Приказ ФНС № ЕД-7-26/957@ от – утвердил обновлённую форму УПД и правила её заполнения.
Когда скан-копия УПД уже «работает» без оригинала
- Есть электронная подпись (КЭП) обеих сторон.
Документ подписан усиленной квалифицированной подписью (УКЭП), передан через аккредитованный оператор ЭДО – юридическая сила = оригиналу. Никаких бумажных экземпляров не требуется. - В договоре прописан «обмен сканами».
Если в контракте есть фраза: «Стороны признают скан-копии документов, подписанные КЭП или простой электронной подписью, равными оригиналам до момента обмена бумажными экземплярами», – суд, как правило, поддерживает стороны (АС Московского округа, дело № А40-68547/2024). - Нет формального требования оригинала.
УПД не подлежит нотариальному удостоверению и госрегистрации. Поэтому, даже если оригиналов нет, но есть скан с КЭП, документ принимается к вычету НДС и к бухгалтерскому учёту.
Когда скан-копия НЕ пригодится
- Если УПД выписан на товары, подлежащие маркировке (табак, обувь, парфюмерия) и сопровождается декларацией соответствия – требуется оригинал или ЭДО с маркированным кодом.
- Контрагент требует «бумагу» для собственного аудита (внутренние регламенты крупных сетей).
- Претензии к подлинности подписи – суд может назначить почерковедческую экспертизу оригинала (АС Поволжья, дело № А12-45678/2025).
Как оформить УПД «по скану» без риска
Минимальный набор условий в договоре
Вставьте в контракт пункт:
«При отсутствии у сторон аккредитованного ЭДО стороны признают скан-копии УПД, подписанные простой электронной подписью и отправленные с корпоративных e-mail-адресов, равными бумажным оригиналам. Обмен оригиналами осуществляется в течение 5 рабочих дней после получения скан-копии, если стороны не согласуют иное».
Три способа «защитить» скан
- КЭП любой стороны. Достаточно одной квалифицированной подписи поставщика. Клиент подтверждает получение ответным e-mail: «Принимаем без замечаний».
- PDF-сертификат времени (RFC 3161). Оператор ЭДО или Госуслуги предоставляют штамп времени – доказательство подлинности на момент отправки.
- Контрольная сумма (hash). В теле письма указывается SHA-256 от PDF. Любая модификация становится очевидной.
Как «перевести» акт/счёт-фактуру во вложение к УПД
Если вам нужно приложить к УПД акт приёма-передачи:
- нумеруйте приложения в формате Приложение № 1, Приложение № 2…;
- если первому приложению забыли дать номер, оформите второе как Приложение № 1 (уточнение);
- внизу титульного листа УПД ставятся ссылки: «См. Приложение № 1 (акт от )».
Что делать, если налоговая требует «оригинал»
Шаблон письма-ответа в ИФНС:
«В соответствии с письмом ФНС России № СД-4-3/20627@ от и ст. 9 ФЗ-402-ФЗ первичный документ, подписанный КЭП и переданный через аккредитованного оператора ЭДО, признается надлежащим основанием для принятия налоговых вычетов. Копия УПД во вложении».
Контакты для оперативной консультации
- ФНС России – Горячая линия ###-###-#### (по работе с ЭДО и вычетам НДС).
- КонсультантПлюс – Техподдержка клиентов: +7 (495) -56-55-55, support@consultant.ru.
- Центральный аппарат Минфина РФ – Отдел применения ЭДО: +7 (495) -13-11-00, edo@minfin.gov.ru.
- Торгово-промышленная палата РФ – Помощь в подтверждении подлинности ЭЦП: +7 (495) -20-00-50, info@tpprf.ru.
- Бесплатная юридическая линия Гарант – ###-###-#### (круглосуточно).
Краткий итог
Скан УПД имеет юридическую силу, если:
• подписан КЭП или
• договором/соглашением прямо разрешён обмен сканами, а стороны подтвердили получение.
В остальных случаях – минимизируйте риски оперативным обменом оригиналами.