Нормативная база

Федеральный закон «Об адвокатской деятельности и адвокатуре в РФ»,
Приказ Минюста РФ «Об утверждении формы ордера и требований к его оформлению»,
Постановление Совета ФПА РФ от № 8 «Порядок изготовления, хранения и выдачи ордеров адвокатам»,
Методические рекомендации ФПА и региональных палат.

Что такое ордерная книжка

Ордерная книжка – это бланк строгой отчётности, подтверждающий полномочия адвоката на ведение конкретного дела. Она состоит из:

• ордера (выдаётся клиенту);
• корешка (остаётся в адвокатском образовании);
• записи в журнале учёта ордеров.

Минимальный срок хранения

Корешки использованных ордерных книжек обязаны храниться не менее 3 (трёх) лет со дня выдачи последнего ордера из данной книжки.

Это требование закреплено:

1. в методических рекомендациях ФПА РФ;
2. в регламентах большинства региональных адвокатских палат;
3. в локальных актах адвокатских бюро и кабинетов.

Кто несёт ответственность за хранение

Ответственность возлагается:

• на руководителя адвокатского образования (бюро, коллегии, кабинета);
• на руководителя филиала или структурного подразделения, если они уполномочены выдавать ордера;
• на уполномоченного сотрудника, назначенного приказом руководителя.

Должностное лицо обязано организовать:

• условия, исключающие бесконтрольное использование или хищение бланков;
• ведение журнала учёта ордерных книжек;
• ежегодную инвентаризацию и акты проверки.

После окончания срока хранения

По истечении трёх лет корешки:

1. включаются в перечень документов к уничтожению;
2. оформляется акт о выделении к уничтожению;
3. проводится процедура утилизации (шредирование, сжигание и т.д.) с составлением акта об уничтожении;
4. сведения о ликвидированных документах вносятся в журнал учёта.

Сроки хранения связанных документов

Возможные последствия нарушения сроков

• Дисциплинарная ответственность адвоката и руководителя образования;
• Административные штрафы по ст. 13.20 КоАП РФ за нарушение порядка работы с документами;
• Проблемы при проверке квалифкомиссии, налоговых органов, Росфинмониторинга;
• Трудности в суде при подтверждении полномочий по старым делам.

Практические советы

1. В конце каждого календарного года формируйте папку «Ордерные книжки-20XX».
2. Составляйте акт сверки фактического количества корешков с журналом.
3. Храните документы в сейфе или металлическом шкафу с ограниченным доступом.
4. Используйте электронный журнал движения ордеров (Excel или специализированное ПО).
5. За 1–2 месяца до истечения 3-летнего срока подготовьте пакет на уничтожение и согласуйте с руководством палаты.

Актуальные изменения 2024–2025 гг.

• С 20 октября 2024 года действует новая форма ордера и удостоверения адвоката.
• Дополнены требования к заполнению (QR-код, номер партии бланка, номер регистрации в ЕГРА).
• Обновлён Приказ Минюста № 241 – уточнён порядок перевыпуска ордерных книжек.

Внимание: при ликвидации адвокатского образования всю документацию с корешками необходимо передать в архив региональной адвокатской палаты на те же 3 года.

Контакты для консультаций и обращений

• Федеральная палата адвокатов РФ
  Москва, ул. Садовая-Самотёчная, д. 13
  Тел.: +7 (495) -27-08-03
  Email: mail@fparf.ru
  Сайт: fparf.ru
• Министерство юстиции РФ (департамент по вопросам адвокатуры)
  Москва, ул. Зацепа, 11
  Тел.: +7 (495) -27-21-00
• Единая горячая линия адвокатских палат субъектов РФ
  Тел.: ###-###-#### (звонок бесплатный)