Грамотно выстроенная учетная политика — это свод правил, который позволяет коллегии адвокатов обеспечить:
- точность и полноту бухгалтерской отчетности;
- защиту персональных данных клиентов и адвокатов;
- соответствие требованиям Федерального закона № 63-ФЗ «Об адвокатской деятельности и адвокатуре в РФ»;
- эффективное управление финансовыми потоками и имуществом.
Нормативная база
Коллегия адвокатов при формировании учетной политики обязана руководствоваться:
- Федеральный закон № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте»;
- Приказ Минфина РФ № 34н и последующие методические указания;
- Регламент ФНС по контролю за некоммерческими организациями;
- Стандарты адвокатской этики, утверждённые ФПА РФ.
Ключевые элементы учетной политики
Учетная запись клиента (учетная карточка)
Для каждого клиента заводится учетная карточка (иногда называют «формуляр»), в которой фиксируются:
- Ф. И. О., СНИЛС, паспортные данные;
- номер договора оказания юридической помощи;
- сведения об оплате и статусе дела;
- конфиденциальные материалы дела, доступ к которым ограничен.
Важно: учетная карточка ведётся в электронной форме в защищённой информационной системе коллегии.
Разграничение прав доступа
Для защиты персональных данных применяются учетные записи с разными уровнями доступа:
- Учетная запись администратора — полный доступ ко всем модулям системы;
- Учетная запись бухгалтера — только финансовый модуль и сводные отчёты;
- Учетная запись адвоката — доступ исключительно к своим делам.
Если учетная запись не привязана к электронной почте и телефону, система выдаёт предупреждение: «Учетная запись с указанным СНИЛС не имеет контактных данных».
Работа с «Госуслугами»
Коллегии часто используют стандартную учетную запись на портале Госуслуги для:
- получения выписки из ЕГРЮЛ/ЕГРИП;
- запросов в ФНС и Росреестр;
- подачи отчётности в электронном виде.
Недостатки стандартной учетной записи:
- ограниченный перечень услуг;
- необходимость повторной идентификации для расширенного доступа.
Пошаговая инструкция по созданию учетной политики
- Протокол общего собрания адвакатов
Фиксируем решение о принятии учетной политики и ответственных лиц. - Выбор программного обеспечения
1С:Бухгалтерия НКО, Контур-Эльба, МойСклад-Легал и др. - Определение способов амортизации и списания
Для оргтехники — линейный метод, для мебели — способ уменьшаемого остатка. - Назначение материально-ответственных лиц
Старший бухгалтер и заведующий канцелярией. - Утверждение приказом руководителя коллегии
С подписями всех заинтересованных сторон.
Особенности налогового учета
Коллегии адвокатов:
- не являются плательщиками НДС (п. 2 ст. 149 НК РФ);
- применяют упрощённую систему налогообложения (доходы минус расходы 15 %);
- уплачивают страховые взносы за адвокатов и сотрудников.
Защита данных и кибербезопасность
Обязательные меры:
- ежеквартальное резервное копирование базы данных;
- использование двухфакторной авторизации для учетных записей;
- ежегодное обучение сотрудников по правилам обращения с конфиденциальной информацией.
Шаблон приказа об утверждении учетной политики
ПРИКАЗ № ___ ________ г. г. Москва ОБ УТВЕРЖДЕНИИ УЧЕТНОЙ ПОЛИТИКИ КОЛЛЕГИИ АДВОКАТОВ «________» Утвердить прилагаемую Учетную политику коллегии адвокатов «________». Считать утратившим силу приказ № ___ от «___» __________ 20__ г. Контроль исполнения возложить на главного бухгалтера Иванову И.И. Руководитель коллегии __________/__________/
Частые ошибки и как их избежать
| Ошибка | Последствия | Как исправить |
|---|---|---|
| Не обновляется список материально-ответственных лиц | Невозможно списать утерянное имущество | Ежеквартально сверять акты и приказы |
| Использование «стандартной» учетной записи на Госуслугах для запроса сведений по юрлицам | Ограничение в 5 запросов в сутки | Перейти на квалифицированную/усиленную электронную подпись |
| Учетная карточка клиента хранится в Excel на общем диске | Утечка персональных данных | Перевести в защищённую CRM-систему с шифрованием |
Контакты для обращений
- ФПА РФ — Федеральная палата адвокатов
Телефон: +7 (495) -45-65-65
Электронная почта: info@fparf.ru
Сайт: https://fparf.ru - Минфин РФ
Горячая линия: +7 (495) -27-45-62
Сайт: https://minfin.gov.ru - ФНС России
Контакт-центр: ###-###-####
Онлайн-консультант: https://www.nalog.ru - Техподдержка Госуслуг
Телефон: ###-###-####
Сайт: https://www;gosuslugi.ru/help
Внимание! Перед внесением любых изменений в учетную политику необходимо провести общее собрание членов коллегии и закрепить решение протоколом. Это позволит избежать споров с ФНС и ФПА РФ.