Юридическое сопровождение бизнеса немыслимо без грамотного документооборота. В этой статье собраны все ключевые документы, которые должен иметь при себе или в электронном доступе корпоративный юрист, а также контакты организаций, куда можно обращаться за разъяснениями, копиями или консультациями.
Учредительные документы
- Устав общества (актуальная редакция с последними изменениями, заверенная нотариально).
- Свидетельство о постановке на налоговый учёт ИНН и ОГРН/ОГРНИП.
- Выписка из ЕГРЮЛ/ЕГРИП, не старше 5 рабочих дней на момент предоставления.
- Приказы о назначении руководителя и главного бухгалтера (оригиналы или копии, заверенные печатью).
Где получить или уточнить?
- ФНС России – официальный сайт, телефон: ###-###-####.
- Регистрирующая инспекция по месту нахождения компании (адрес можно найти на сайте ФНС, раздел «Контакты инспекций»).
Документы по сделкам и договорам
- Договоры поставки, подряда, оказания услуг – обязательно должны быть:
- зарегистрированы в системе ЭДО (если стороны используют электронную подпись);
- содержат акты сверки/взаиморасчётов.
- Дополнительные соглашения и протоколы разногласий.
- Спецификации, счета-фактуры, накладные (форма ТОРГ-12, УПД).
Контакты для справок по договорам
- Федеральная нотариальная палата – notariat.ru, телефон горячей линии: +7 (495) -84-25-29.
- Региональные торгово-промышленные палаты – проверка контрагентов, выдача свидетельств о происхождении товара: tpprf.ru.
Кадровые документы
- Трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним.
- Приказы о приёме, переводе, увольнении.
- Личные карточки сотрудников (Т-2).
- Должностные инструкции и политики (внутренние локальные акты).
Куда обращаться по кадрам
- Роструд – онлайнинспекция.рф, телефон: ###-###-#### (горячая линия по трудовым спорам).
- Отделение ПФР по региону – для подтверждения страхового стажа: pfr.gov.ru.
Финансово-бухгалтерская документация
- Годовая бухгалтерская отчётность (баланс, отчёт о прибылях и убытках, пояснительная записка).
- Налоговые декларации (НДС, налог на прибыль, УСН, транспортный, земельный).
- Книги покупок и продаж (в электронном виде с ЭЦП).
- Банковские выписки и платёжные поручения.
Контакты для бухгалтеров
- ФНС России – личный кабинет налогоплательщика: lkfl.nalog.ru.
- Центр информирования ФНС: ###-###-####.
- Ассоциация «Содействие» – бухгалтерские консультации: ascon.ru, телефон: +7 (495) -48-31-31.
Лицензии, разрешения, сертификаты
- Лицензии на определённые виды деятельности (фармацевтика, охрана, образование и др.).
- Сертификаты соответствия/декларации о соответствии.
- Заключения пожнадзора, Роспотребнадзора, Ростехнадзора.
Где проверить статус лицензии
- Росаккредитация – fsa.gov.ru, раздел «Реестры».
- Госуслуги – gosuslugi.ru, запрос «Проверка лицензий».
Претензионно-исковые документы
- Претензии и ответы на них.
- Исковые заявления и ходатайства.
- Судебные решения, исполнительные листы.
Контакты для суда и приставов
- Картотека арбитражных дел – kad.arbitr.ru.
- Госуслуги «Федеральная служба судебных приставов» – fssprus.ru, телефон: ###-###-####.
Электронные документы и защита
- Квалифицированная электронная подпись (КЭП) – для работы в ЕГАИС, ФГИС «Меркурий», ФНС, Госзакупках.
- Резервные копии на Яндекс Диске, OneDrive, Google Документах – позволяют восстановить утерянные файлы, если пропала папка «Документы» (Яндекс Диск, Google Drive, OneDrive).
- Pdf-документы с цифровой подписью – для передачи контрагентам без потери юридической силы.
Проверка контрагентов
Юристу важно регулярно проверять деловую репутацию партнёров.
- СПАРК-Интерфакс – spark-interfax.ru, телефон: ###-###-####.
- Контур-Фокус – focus.kontur.ru, телефон: ###-###-####.
- ФНС сервис «Проверь себя и контрагента» – egrul.nalog.ru (бесплатно).
Самое главное
Храните все документы в двух экземплярах: оригинал (бумажный/подписанный ЭЦП) и резервную копию в надёжном облаке. При смене Windows или сбое системы восстановите папку «Документы» через «Свойства папки → Восстановление по умолчанию» или через облачную резервную копию.
Всегда проверяйте свежесть документов: дату выписки ЕГРЮЛ, срок действия лицензий и актуальность нормативных актов. При сомнениях – обращайтесь по контактам выше или консультируйтесь с профильными ассоциациями.