Результаты внеплановой проверки подтвердили: коллегия адвокатов законно занимает офисные площади по договору аренды. Ниже — подробный разбор рекомендаций, контактов и порядка действий для адвокатов, бухгалтеров и руководства коллегии.

Краткие итоги проверки

• Договор аренды: признан действительным, срок действия – до г.
• Оплата: арендные платежи и коммунальные услуги внесены в полном объёме по состоянию на .
• Право собственности: у арендодателя отсутствуют обременения, документы переданы в полном объёме.
• Нарушения: не выявлено; рекомендовано актуализировать приложение «Перечень арендованного оборудования».

Действия после проверки

Внутренние шаги коллегии

1. Создать внутренний протокол заседения Совета коллегии с фиксацией итогов проверки.
2. Обновить реестр договоров: внести дату проверки, ФИО проверяющего, номер акта.
3. Провести разъяснительную встречу с адвокатами по вопросам аренды имущества.

Взаимодействие с арендодателем

• Уведомить арендодателя о завершении проверки и отсутствии замечаний (письменно, ценным письмом или e-mail).
• Подписать дополнительное соглашение, если потребуеться актуализировать список арендованного оборудования.

Чек-лист документов для хранения

Все нижеперечисленные бумаги рекомендуется хранить в оригинале и в электронном виде (PDF/A):

• Договор аренды + все дополнительные соглашения.
• Акт приёма-передачи помещения.
• Квитанции/платёжные поручения за 12 последних месяцев.
• Акт проверки от (в случае обращения правоохранительных органов предоставляется по запросу).
• Доверенности лиц, подписывающих договор.

Контакты для оперативного обращения

Внутри коллегии

ДДС – делопроизводство и документооборот.

Внешние контакты

• Арендодатель (ООО «БЦ Премиум»):
  • Менеджер по аренде — Кузнецова О.В., tel: +7 -95 111-22-33, e-mail: lease@premium-bc.ru
• Росреестр (проверка обременений): https://rosreestr.gov.ru или +7 -95 777-77-77.
• Налоговая № 15 (Москва): 125130, Ленинградский пр-кт, 23, tel: +7 -95 400-00-15.
• Полиция/Прокуратура в случае обращения: курьеру при себе иметь заверенные копии договора, акта проверки и квитанций.

Что делать при повторной внешней проверке

1. В течение 30 минут сообщить председателю Совета (см. таблицу выше).
2. Подготовить оригиналы документов из раздела 3.
3. Обеспечить присутствие ответственного за ДДС на весь период проверки.
4. Зафиксировать время начала/окончания проверки в журнале «Контрольные мероприятия».

Памятка по цифровой безопасности

Для защиты документов:

• Хранить электронные копии в Microsoft OneDrive (бизнес-аккаунт) с двухфакторной авторизацией.
• Раз в квартал проверять логи входа через https://account.microsoft.com/security.
• Использовать шифрование почтового трафика через Outlook Web App (S/MIME).

Часто задаваемые вопросы (FAQ)