Секретарь юриста – это ключевая фигура в правовом отделе, обеспечивающая бесперебойную документооборотную и организационную поддержку юридической службы. Профессионально подготовленный секретарь позволяет юристам и юрисконсультам сосредоточиться на анализе права и защите интересов компании, а не на рутинной бумажной волоките.

Кому адресована инструкция

Настоящая должностная инструкция предназначена для руководителей юридических отделов, HR-специалистов и самих секретарей, которые хотят чётко понимать:

• какие задачи могут быть делегированы секретарю юриста;
• какие права и ответственность закреплены за этой должностью;
• как оформить документ во внутреннем нормативном акте компании.

Общие положения

Категория персонала и подчинённость

• Категория: технический исполнитель.
• Подчиняется:
  • непосредственно – главному юристу / руководителю юридического отдела;
  • функционально – директору по правовым вопросам либо заместителю генерального директора.

Основание для назначения и освобождения

Секретарь юриста назначается и освобождается от должности приказом руководителя организации в установленном порядке (ст. 68 ТК РФ).

Временное исполнение обязанностей

Во время отсутствия секретаря (отпуск, болезнь, командировка) его обязанности возлагаются на лицо, определённое приказом руководителя юридического отдела, которое приобретает соответствующие права и несёт ответственность за их исполнение.

Квалификационные требования

Образование:

• среднее профессиональное (колледж/техникум) по специальности «Право», «Документационное обеспечение управления», «Офис-менеджмент» или иное соответствующее;
• желателен курс «Юридическая секретарская деятельность».

Опыт работы:

• желателен опыт работы секретарём, офис-менеджером, ассистентом юриста не менее 1 года.

Знания и навыки:

• делопроизводство и документооборот;
• основы гражданского, трудового и корпоративного законодательства РФ;
• MS Office, «1С-Документооборот», «Консультант+», «Гарант», электронная подпись (ЭЦП);
• скоростная печать (блиндовый метод не менее 180 зн/мин);
• деловой этикет и навыки деловой переписки на русском и английском языках (уровень A2-B1).

Должностные обязанности секретаря юриста

Ниже приведён перечень основных обязанностей, которые необходимо закрепить в локальном акте компании. При необходимости их можно адаптировать под структуру вашего отдела.

1. Документооборот и делопроизводство
   • Ведение реестра входящих и исходящих правовых документов: договоров, претензий, исков, служебных записок, писем органов власти.

   li>Регистрация корреспонденции в электронной системе документооборота (ЭДО) не позднее 1 часа с момента получения.

   • Контроль сроков ответов на запросы госорганов (ФНС, Роспотребнадзор, прокуратура, суд).
   • Формирование номенклатуры дел юридического отдела, актов о передаче дел в архив.
2. Подготовка и подача документов
   • Подготовка комплектов документов для регистрации юридических лиц, внесения изменений в ЕГРЮЛ/ЕГРИП.
   • Своевременное нотариальное удостоверение доверенностей и копий.
   • Организация курьерской доставки документов в суды, арбитраж, нотариусов, Росреестр.
3. Поддержка внутренних процессов
   • Составление ежедневных планов и календарей руководителя юридического отдела.
   • Организация внутренних совещаний: бронирование переговорных, подготовка презентаций, оформление протоколов.
   • Контроль выполнения поручений юристов по датам и статусу.
4. Взаимодействие с госорганами и внешними контрагентами
   • Приём и сопровождение посетителей (судебные приставы, представители контрагентов).
   • Оформление пропусков для представителей ФНС, прокуратуры, судебных экспертов.
   • Ведение журнала выдачи документов на подпись.
5. Административная поддержка
   • Организация командировок юристов: бронирование билетов, гостиниц, оформление авансовых отчётов;
   • Заказ канцелярии, правовой литературы, офисных принадлежностей.
   • Контроль расхода бланков строгой отчётности и подписей (мокрые печати, ЭЦП).

Права секретаря юриста

• Требовать от всех подразделений предоставления необходимых для работы документов и сведений в установленные сроки.
• Без согласования с непосредственным руководителем получать разъяснения по вопросам документооборота у специалистов службы внутреннего контроля и бухгалтерии.
• Подписывать в пределах своей компетенции первичные учётные документы, относящиеся к делопроизводству юротдела (журналы, реестры, акты приёма-передачи).

Ответственность

Секретарь несёт:

1. Дисциплинарную ответственность – за нарушение трудовой дисциплины, несоблюдение сроков регистрации документов, разглашение конфиденциальной информации (ст. 192–194 ТК РФ).
2. Материальную ответственность – за ущерб, причинённый компании по вине секретаря (утрата документов, несвоевременная подача в суд) в пределах средней месячной зарплаты (ст. 248 ТК РФ).
3. Гражданско-правовую ответственность – при нарушении сроков ответов на судебные запросы или потеря искового производства.

Взаимодействия по должности

Пример фрагмента должностной инструкции в формате DOCX

Для быстрого внедрения в компании рекомендуем использовать готовый шаблон:

• Название файла: dol_instr_secretar_yurista_2026.docx
• Структура:
  1. Общие положения
  2. Функции
  3. Права
  4. Ответственность
  5. Приложения (форма реестра документов, журнал выдачи доверенностей)

Контакты для получения консультаций и шаблонов

• Онлайн-конструктор должностных инструкций «Моё дело» – https://www.moedelo.org, раздел «Кадры» → «Должностные инструкции»
• Служба поддержки Superjob.ru – help@superjob.ru, тел. +7 -95 228-66-66
• Юридическая справочная АУП.ру – https://aup.ru, раздел «Кадровые документы»
• Бесплатная линия Роструда – ###-###-#### (вопросы по ТК РФ и документообороту)

Внимание! Перед утверждением инструкции проконсультируйтесь с кадровиком и главным юристом вашей организации, чтобы адаптировать обязанности под внутренние регламенты и специфику бизнеса.